Hybride werken en de rol van de Ondernemingsraad

door Judith Tersteeg

Nu het verplicht thuiswerken (ten gevolge van Corona) inmiddels al enige tijd is opgeheven, maar zowel werkgevers als werknemers ook de voordelen hebben ervaren van het deels thuis werken, zien we dat steeds meer werkgevers hier hun beleid op aanpassen. Hybride werken wordt steeds meer gemeengoed. Ten aanzien van het hybride werken geldt dat overleg met de personeelsvertegenwoordiging/Ondernemingsraad (OR) over dat nieuwe beleid niet alleen verstandig, maar in veel gevallen ook een must is. In dit artikel ga ik in op de rol van de OR.

Wet flexibel werken
Bij hybride werken is allereerst de Wet flexibel werken (Wfw) van belang. De Wfw geeft werknemers niet alleen het recht de werkgever te verzoeken de arbeidsduur aan te passen, ook kunnen ze een verzoek doen tot aanpassing van de werktijden en van de arbeidsplaats. Een verzoek tot aanpassing van de arbeidsplaats is voor een werkgever makkelijker te passeren dan een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur en werktijd (in die twee gevallen kan een verzoek alleen worden afgewezen op grond van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen). Qua arbeidsplaats is er alleen een ‘right to ask’ voor de werknemer en ‘a duty to consider’ voor de werkgever in de wet opgenomen. Bij een afwijzing van het verzoek moet je als werkgever wel in overleg treden met de werknemer. Ook zal de werkgever de afwijzing van het verzoek schriftelijk moeten motiveren.

Wet werken waar je wilt
Begin 2021 is het initiatiefwetsvoorstel ‘Wet werken waar je wilt’ ingediend. Dit wetsvoorstel beoogt het recht van de werknemer op aanpassing van zijn arbeidsplaats te verstevigen. Het initiatiefwetsvoorstel beoogde in eerste instantie om wettelijk te verankeren dat een verzoek tot aanpassing van de arbeidsplaats op dezelfde manier behandeld moet worden als een ander verzoek op grond van de Wfw en dat afwijzing alleen mogelijk moest zijn op grond van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Bij zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen kan worden gedacht aan economische, technische of operationele belangen, die ernstig zouden worden geschaad als het verzoek zou worden gehonoreerd.

De Sociaal-Economische Raad (SER) adviseerde dat de maatstaf van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen te beperkend was voor werkgevers. Zij adviseerde om dit te wijzigen naar de maatstaf van de ‘redelijkheid en billijkheid’. Dit houdt in dat bij een verzoek tot aanpassing van de arbeidsplaats alle omstandigheden van het geval moeten worden meegewogen, waarbij zowel de belangen van de werkgever als ook de belangen van de werknemer meespelen. Denk bijvoorbeeld aan het belang van een goede samenwerking binnen het team, zware administratieve of financiële lasten en de thuissituatie van de werknemer. Het initiatiefwetsvoorstel is op deze wijze gewijzigd.

Op 5 juli 2022 heeft de Tweede Kamer het aangepaste wetsvoorstel met een ruime meerderheid aangenomen.  Het voorstel moet nog door de Eerste Kamer voordat de wet in werking kan treden.

De Wet werken waar je wilt maakt haar naam niet direct waar. Deze wet creëert namelijk geen onvoorwaardelijk recht op het aanpassen van de arbeidsplaats. De werkgever heeft, in tegenstelling tot een verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur of werktijd, onder de nieuwe wet nog steeds een ruimere bevoegdheid om het verzoek af te wijzen dan oorspronkelijk was beoogd. 

Arbeidsomstandigheden
Op het gebied van arbo en preventie is veel te doen bij de invoering van het hybride werken. De werkgever is immers verantwoordelijk voor een goede werkplek (op grond van het BW, de Arbowet en het Arbobesluit). Ook heeft een werkgever de verplichting risico’s en gevaren voor de gezondheid te voorkomen of beperken. In het kader van de Arbowetgeving valt thuiswerken onder het begrip ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. Deze kwalificatie zorgt ervoor dat voor thuiswerken een 'verlicht arboregime' van toepassing is. Dit betekent concreet dat bepaalde arbo-verplichtingen niet van toepassing zijn. Het gaat er bij de thuiswerkplek vooral om dat de werknemer het werk in een goede houding kan verrichten. Met optimale ondersteuning van het lichaam, op de juiste werkhoogte, met alle materialen en producten binnen handbereik en met voldoende voet- en beenruimte en de juiste verlichting. 

In het arbeidsomstandighedenbeleid dat een werkgever op grond van de Arbowet moet voeren, moet aandacht worden besteden aan thuiswerken. Dit moet opgenomen worden in de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E). Welke (extra) gevaren zijn er in thuissituaties? Welke risico-beperkende maatregelen zijn mogelijk om deze gevaren te voorkomen of beperken?  Is er thuis niet een groter gevaar dat iemand lang doorwerkt zonder pauzes te nemen? Is er een groter gevaar dat er in verkeerde houdingen wordt gewerkt? Dat er eerder sombere gevoelens of gevoelens van eenzaamheid ontstaan omdat er minder contact is met collega’s? Dat er met verkeerd licht wordt gewerkt? Dat moeten worden omschreven.

Thuiswerken/hybride werken opnemen in het arbobeleid
In een speciale (thuiswerk)regeling als onderdeel van het arbeidsomstandighedenbeleid kun je als werkgever onder meer aangeven voor welke functies binnen de organisatie de mogelijkheid bestaat over te gaan tot thuiswerken en welke eisen er worden gesteld aan de inrichting van de thuiswerkplek. Je zult als werkgever ook afspraken moeten maken over het aantal dagen waarop de werknemer thuiswerkt, de bereikbaarheid van de werknemer, de wijze van controle en de terbeschikkingstelling van de benodigde apparatuur.

Privacy
Als werkgever zul je ook moeten bedenken hoe je werknemers die thuis werken wilt 'monitoren' (bijv. via software die bijhoudt of een werknemer is ingelogd). Bij die monitoring moet de werkgever zich ook realiseren dat je waarschijnlijk persoonsgegevens gaat verwerken en zul je dus ook rekening moeten houden met de AVG. Werkgever moet aan de werknemer kenbaar maken:
- dat er kan worden gecontroleerd;
- dat er een doel en noodzaak is voor de controle (en dat dit belang zwaarder weegt dan het belang van de werknemer), en;
- dat je als werkgever rekening houden met de privécommunicatie van de werknemer.

Rol OR
Zoals volgt uit het voorgaande, speelt de OR op meerdere fronten een rol:

• Aangezien een thuiswerkregeling/hybride werkbeleid onderdeel vormt van het arbeidsomstandighedenbeleid heeft de OR over dit beleid ta.v. hybride werken een instemmingsrecht op grond van artikel 27 lid 1 sub d WOR.

• Op basis van artikel 27 lid 1 sub d WOR moet de werkgever een nieuwe RI&E, of aanpassing van een bestaande RI&E, ter instemming voorleggen aan de OR.

• Monitoring van werknemers die thuiswerken, zal leiden tot een instemmingsaanvraag in het kader van artikel 27 lid 1 sub l WOR. Eventueel beleid voor de verwerking van persoonsgegevens die bij deze monitoring hoort is vervolgens instemmingsplichtig op basis van artikel 27 lid 1 sub k WOR.

Overigens hebben sommige Ondernemingsraden ook een eigen instemmingsrecht op het gehele HR-beleid of personeelshandboek. Aangezien de invoering van het hybride werken leidt tot aanpassingen hierin, zal het instemmingsrecht dus eveneens op die grond van toepassing zijn.

 
Kortom: het enkel informeren van de OR rondom regelingen voor hybride werken is niet voldoende. 

Voor vragen, neem gerust contact op met DT Advocaten. 

#arbeidsrecht #hybride #werken